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Le categorie di rimborso per le trasferte di lavoro

12 novembre 2019

Oggigiorno esistono diversi tipi di rimborsi spese. Nella fattispecie, quando si parla di trasferte lavorative, possiamo evidenziare almeno tre tipologie:

  • Indennità di trasferta giornaliera;
  • Rimborso spese a piè di lista;
  • Rimborso misto.

Il modello misto è una formula che fonde indennità di trasferta giornaliera e rimborso a piè di lista.

Analizziamo di seguito le loro caratteristiche fondamentali.

Indennità di trasferta giornaliera (diaria)

L’indennità di trasferta giornaliera è un tipo di rimborso che viene riconosciuto al dipendente che, per conto dell’azienda, va ad eseguire le sue mansioni in un luogo differente dalla sede di lavoro solita. Tale rimborso è forfettario: la società prestabilisce una cifra a disposizione del lavoratore, che deve gestirla in totale autonomia. Le indennità di trasferta sono, in genere, calcolate in base al CCNL (Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro) e non necessitano della compilazione di alcuna nota spese o della consegna di alcun giustificativo di spesa. I documenti relativi alle spese del viaggio e del trasporto possono essere conservati giusto ai fini dell’esenzione dalla tassazione.

Rimborso spese a piè di lista

Nel caso del rimborso a piè di lista, il dipendente, al fine ottenere il rimborso, deve preparare una nota spese nella quale indica e documenta le spese effettuate, allegando tutti i giustificativi necessari per il rimborso. Questi ultimi sono rappresentati dalle seguenti voci:

  • Vitto e alloggio;
  • Viaggio e trasporto (biglietti, carburante, noleggio mezzi);
  • Altro (eventuali spese sostenute nel corso della trasferta).

Rimborso spese misto

Quest’ultimo tipo di rimborso, come anticipato sopra, è un misto delle due precedenti e prevede che venga corrisposto, oltre al rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio, anche un’indennità di trasferta. Viene utilizzato, quindi, quando si devono coprire alcune voci con la modalità a piè di lista e altre in modo forfettario. Le spese di viaggio e le spese di trasporto, compresa l’indennità da rimborso chilometrico, vengono quindi riconosciute, in questo caso, senza concorrere alla determinazione del reddito di lavoro dipendente, nel caso in cui esse siano documentate; eventuali ulteriori spese, anche se documentate, sono comunque assoggettate interamente a tassazione.

Qualsiasi sia la forma di rimborso adottata, è fondamentale disporre di dati precisi, chiari e di facile consultazione, al fine di ottimizzare i processi e contenere i costi.

Se vuoi approfondire l’argomento oppure porre qualche domanda, non esitare a contattarci. Il team dello Studio Gaeta è a tua completa disposizione.